K A I R O S L O G I C

Kvantifiera mera! (God praxis och 4 tips på oumbärliga nyckeltal.)

För att kunna påbörja ett vettigt effektiviserings- och optimeringsarbete, inom vilket företag som helst, krävs först och främst grundlig och genomtänkt mätning, följt av analys, utvärdering och målsättning. 

KPIer och nyckeltal

Det som ska mätas är nyckeltal, eller så kallade KPI:er (Key Performance Indicators), och dessa har som syfte att på ett konkret sätt synliggöra hur väl vitala delar av verksamheten presterar. Baserat på dessa kan man sedan sammanställa data som gör det möjligt att dra generella slutsatser och sätta strategier.

I en försörjningskedja skulle vi vilja påstå att lagret är den enskilt viktigaste länken. Det är en komplex organisation med många moment och variabler som alla har en direkt inverkan på kundnöjdheten, och därmed även plånboken. Komplexiteten ökar också exponentiellt, ju fler artiklar som lagerhålls och desto snabbare de omsätts. Därför är det rimligt att lägga mycket energi på att se till att ni mäter på precis rätt nyckeltal just när det handlar om lagret.

Det övergripande målet bör vara att hålla nere lagernivåerna (för att inte binda upp kapital i onödan och på samma gång riskera värdeminskning), samtidigt som leveransprecisionen inte bara upprätthålls utan förbättras. Även under perfekta förhållanden, och med tillgång till ändamålsenliga verktyg, är detta sannerligen ingen enkel uppgift, men utan rätt KPI:er på plats blir det som att famla i mörkret.

Innan vi presenterar de utlovade tipsen behöver vi dock först fastställa några grundprinciper som ni bör ta i beaktning, innan ni beslutar vilka nyckeltal som passar bäst att mäta på för just er lagerverksamhet:

  • Om det inte redan är gjort bör ni upprätta ett flödesschema och identifiera de olika flödesmoment (exempelvis varumottagning) samt underordnade delmoment (så som lossning) som ingår däri.

  • Kom fram till vilka parametrar ni bedömer är de mest avgörande för produktiviteten i varje flödes- och delmoment, samt vilka som har störst potential för effektivisering. Många gånger visar det sig vara en helt annan faktor som är den viktigaste, men man måste börja någonstans.

  • Sätt åtminstone en KPI per flödesmoment, baserat på de parametrar som ni har identifierat, och börja sedan göra mindre justeringar i delmomenten som ni kan utföra tester på och mäta över tid (i förhållande till nämnd KPI).
KPIer och nyckeltal
  • Genomför endast en modifikation och ett test åt gången, på en isolerad variabel inom ett och samma flödesmoment. Ifall ni gör flera ändringar samtidigt blir det svårt att härleda den eventuella effekten till en specifik orsak.

  • Beroende på intensitet och frekvens på parametrarna som testas kan mätperioderna skilja sig åt, men för att få ett statistiskt användbart underlag rekommenderar vi att ni låter testet löpa i åtminstone två veckor innan ni börjar dra några slutsatser.

  • Till sist; era KPI:er bör alltid följa dessa grundregler:

– De ska vara kvantifierbara och kopplade till specifika, konkreta målsättningar.
– De ska vara relevanta för verksamhetens övergripande mål.
– De ska vara lätta att förstå och kommunicera (exempelvis till ledningen).
– De ska vara möjliga att agera på.
– De ska inte vara huggna i sten, utan de kan och bör bytas ut ifall de inte uppfyller sitt syfte.

Som nämnts ovan bör ni sätta åtminstone en övergripande KPI per flödesmoment, men sannolikt kommer ni på sikt även att behöva komplettera med ett antal underordnade nyckeltal för att kunna utföra mer träffsäkra tester och genomföra mer djuplodade analyser. Oavsett nivå bör de vara unikt anpassade och relevanta för just er organisation.

Men det finns också ett antal ännu mer övergripande KPI:er som brukar se tämligen lika ut från ett (framåtlutat) företag till ett annat. Här nedan erbjuder vi nu tips på fyra sådana nyckeltal, som vi anser vara helt oumbärliga steg på vägen mot ett strömlinjeformat lager:

  1. Lagerkostnadsgrad
    Ju längre en vara stannar i lagret desto mer kostsamt blir det företaget. Det är därför viktigt att kvantifiera hur mycket er lagerhållning faktiskt kostar totalt sett, över ett begränsat tidsperspektiv. Denna siffra ska innefatta allt som har med er lagerhållning att göra, så som kapitalkostnader, utrustning/verktyg och maskinpark, underhåll, lokalkostnad, hantering och administration samt personalkostnader. Som en KPI blir summan intressant när den sätts in i formeln nedan, som synliggör hur stor andel kostnaderna utgör i förhållande till artiklarnas värde:

    (Lagerhållningskostnader / Genomsnittligt värde på varulagret) x 100

  2. Lageromsättningshastighet
    Omsättningshastigheten är nära besläktad med lagerhållningskostnaderna och anger hur många gånger som lagret omsätts per år, d v s hur snabbt ni säljer och levererar era lagerhållna artiklar. För att hjälpa till att hålla nere lagerkostnaderna är det därför viktigt att denna siffra hålls på en hög nivå och att ni ständigt jobbar mot att höja upp den ytterligare. De flesta moderna WMS brukar tillhandahålla verktyg för mätning av omsättningshastigheten, men den går även att räkna ut på egen hand med hjälp av följande formel:

    Kostnad för sålda varor / Genomsnittligt lager

  3. Antal lagerreturer
    Som namnet antyder är detta en simpel och rättfram mätpunkt, som helt enkelt anger hur ofta levererade varor returneras till lagret. Denna KPI är vital främst som en indikation på er leveransprecision och kundnöjdhet, men också när den sätts i samband med den genomsnittliga kostnaden som åtföljer returer. För att få mesta möjliga nytta av denna KPI bör ni först och främst segmentera returerna baserat på deras orsaker, för att sedan tillämpa följande formel på respektive orsakssegment:

    Returnerade enheter / Sålda enheter x 100

  4. Plockprecision
    Orderplockning är en av lagrets mest komplexa aktiviteter och precisionsgraden i detta moment har så klart ett nära samband med antalet returer och därmed även kundnöjdheten. Att helt eliminera misstag är sannolikt en omöjlighet, men en ihållande, alltför låg precisionsgrad kan exempelvis vara en indikation på personalbrist eller organisatoriska tillkortakommanden. För att undvika att på längre sikt tappa intäkter till följd av missnöjda kunder (vilka kan vara ytterst svåra att ta tillbaka) är det av största vikt att noggrant följa denna KPI och snabbt komma till botten med orsakerna till eventuella fluktuationer. Så här mäter ni plockprecisionen:

    (Totalt antal order – Antal returer till följd av felleverans) / Totalt antal order x 100

Slutsats

Att utföra några som helst organisatoriska förändringar eller produktivitetsåtgärder utan statistiskt underlag och en grundligt utförd analys är dömt att misslyckas. Möjligtvis får ni en lyckträff på ren intuition vid något enstaka tillfälle, men på lång sikt får ni bättre odds på att kasta pil i blindo. Likaså är det heller inte tillrådligt att börja kvantifiera er verksamhet utan att först ha gjort ett gediget grundarbete, eller att underlåta att löpa linan ut och utföra erforderliga analyser. I bästa fall leder det till bortkastade resurser, men i värsta fall kan det till och med hämma produktiviteten.

Att sätta och jobba utefter relevanta KPI:er kräver en viss insats, men ett grundligt utfört arbete rustar er för framtiden på ett sätt som få andra aktiviteter gör. Är ni noviser på detta område rekommenderar vi att ni börjar småskaligt, med några få nyckeltal som ni anser exceptionellt viktiga för er verksamhet, för att sedan utöka och gräva djupare allteftersom. Efterhand som ni laborerar med siffror och analyser lär ni märka att det öppnar upp för en hel värld av möjligheter.

KPIer och nyckeltal

Related Post

Leave a Comment